(1) Bối cảnh triển khai màn hình cảm ứng / màn hình đặt chỗ trong phòng họp
Màn hình cảm ứng / màn hình đặt chỗ đã được đặt bên ngoài phòng họp và các sảnh tiệc trong nhiều năm. Những màn hình này lần đầu tiên được triển khai tại các trung tâm hội nghị, vì các sự kiện trong phòng thay đổi gần như hàng ngày. Màn hình cảm ứng / màn hình cuộc hẹn cung cấp một công cụ tuyệt vời để giữ cho những người tham dự được thông báo về những gì đang xảy ra đằng sau những cánh cửa đóng kín. Nó thân thiện với môi trường và chính xác hơn so với bảng hiệu giấy in. Vì lý do tương tự, các tập đoàn lớn đang giới thiệu màn hình cuộc hẹn phòng họp vào nơi làm việc của họ để quản lý không gian họp có giá trị nhất của họ.
Nếu không có màn hẹn như vậy bên ngoài phòng họp: khi tôi đẩy cánh cửa đang đóng, chỉ thấy trong phòng có hàng chục cặp mắt đang nhìn chằm chằm vào tôi, mới nhận ra rằng cuộc họp đã định của tôi không có trong phòng họp này. Hoặc khi tôi đưa một vị khách đến lấy một phòng hội thảo miễn phí (đặt phòng của tôi đã bị một nhóm khác thực hiện do xung đột thời gian), chỉ thấy rằng giữa cuộc họp, một nhóm khác đến và tuyên bố rằng họ đã đặt phòng cho lần tiếp theo. giờ . Những trải nghiệm này không chỉ làm gián đoạn quy trình làm việc mà còn khiến các khách VIP tự hỏi liệu chuyên môn của tổ chức trong các lĩnh vực khác cũng vô tổ chức. Chúng cũng là một nguồn gây ra chi phí kém hiệu quả. Một nghiên cứu ước tính rằng chỉ riêng ở Mỹ, các cuộc họp không hiệu quả đã tiêu tốn 37 tỷ USD mỗi năm.
Ngày nay, các doanh nghiệp ngày càng có nhiều nhu cầu về hệ thống đặt chỗ hội nghị, và nhiều nhà sản xuất và sản phẩm hệ thống đặt chỗ hội nghị chuyên nghiệp đã ra đời theo yêu cầu của thời đại. Hệ thống có thể tránh xung đột cuộc họp một cách hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho các yêu cầu của nhân viên và công bố thông tin cuộc họp một cách kịp thời. Phương thức quản lý mạng, thông tin và tự động hóa giúp các doanh nghiệp, đơn vị có khả năng vận hành kinh doanh an toàn hơn, mạnh mẽ hơn. Nhưng vẫn còn nhiều người chưa biết đến các chức năng của màn hình cảm ứng hệ thống đặt bàn hội nghị. Người biên tập sau đây sẽ giới thiệu các đặc điểm chức năng của màn hình cảm ứng của hệ thống đặt chỗ hội nghị đến các bạn.
Sản phẩm màn hình cảm ứng của hệ thống đặt chỗ hội nghị là một phần quan trọng của hệ thống đặt chỗ hội nghị, và màn hình cảm ứng chủ yếu được triển khai ở phía trước mỗi cửa phòng hội nghị. Nó có thể nhận ra sự kết nối và giao tiếp giữa các thông tin hệ thống và tự động hiển thị thông tin cuộc họp trên màn hình sau khi nhận được thông tin cuộc họp, đồng thời thực hiện việc quản lý thống nhất thông tin cuộc họp thông minh. Màn hình cảm ứng của hệ thống đặt chỗ hội nghị không chỉ có thể làm cho tầm nhìn của doanh nghiệp, đơn vị ngày càng cao hơn mà quan trọng hơn là nó có thể nâng cao rất nhiều hiệu quả quản lý của doanh nghiệp, đơn vị.
(2) Vai trò của việc triển khai màn hình cảm ứng / đặt chỗ trong hội nghị
Với sự trưởng thành không ngừng của công nghệ hiển thị thương mại, màn hình cảm ứng / màn hình hiển thị cuộc hẹn nhỏ sẽ được nhìn thấy trong nhiều phòng họp của công ty. Các màn hình này lần đầu tiên được triển khai tại trung tâm hội nghị, vì các cuộc họp trong trung tâm hội nghị thay đổi gần như hàng ngày, và hiện nay nhiều doanh nghiệp hoặc đơn vị chính phủ đang bắt đầu sử dụng công cụ tốt này. Nó thân thiện với môi trường và chính xác hơn so với bảng hiệu giấy in. Vì lý do tương tự, các tập đoàn lớn đang giới thiệu màn hình cuộc hẹn phòng họp vào nơi làm việc của họ để quản lý không gian họp có giá trị nhất của họ. Sử dụng màn hình cảm ứng / màn hình hiển thị đặt chỗ trước cửa phòng hội nghị có thể linh hoạt hiển thị thông tin hội nghị, tránh xung đột trong quá trình sử dụng phòng hội nghị, nâng cao hiệu quả sử dụng phòng hội nghị.
(3) Màn hình cảm ứng / màn hình hiển thị cuộc hẹn có thể làm gì?
- Có thể hoàn thành công việc cung cấp thông tin chính về các sự kiện đằng sau cánh cửa đóng kín, cũng như danh sách các sự kiện sắp diễn ra trong ngày. Lịch họp cũng giúp nhân viên xác định thời gian phòng còn trống trước sự kiện tiếp theo.
- Màn hình cảm ứng / màn hình đặt lịch hẹn cung cấp đèn sáng màu ở cả hai bên màn hình để mở rộng khoảng cách có thể nhìn thấy thông tin về tình trạng phòng trống. Màu xanh lá cây sẽ cho biết rằng phòng trống và màu đỏ sẽ cho biết rằng một cuộc họp đang diễn ra.
- Để hiển thị đa dạng thông tin cuộc họp, màn hình hiển thị có thể hiển thị thông tin cuộc họp hiện tại hoặc sắp xếp thông tin cuộc họp trong ngày, giúp mọi người có thể nhanh chóng nắm được tình hình sử dụng phòng họp trong ngày. Người dùng có thể quét mã QR trên màn hình bằng điện thoại di động để dễ dàng đặt phòng ngay tại chỗ thông qua Internet.
- Màn hình hiển thị phòng họp không chỉ có thể phát hành thông tin cuộc họp mới nhất kịp thời mà còn phát hành bài phát biểu chào mừng, hình ảnh, tin nhắn xen kẽ, âm thanh và video, Văn phòng, album ảnh và các thông tin khác, và có thể dễ dàng phát hành cho các máy khách hiển thị khác nhau để tạo điều kiện tổ chức cuộc họp Những người tham gia và những người tham gia có thể bám sát diễn biến cuộc họp và việc sắp xếp cuộc họp.
(4) Các chức năng của hệ thống đặt chỗ hội nghị là gì?
- Quản lý nhân sự: Hỗ trợ quản lý quyền hạn nhân sự, nhân viên liên quan đến hội nghị có quyền vào phòng hội nghị tương ứng và hỗ trợ cài đặt thông tin nhân sự
- Hiển thị thông tin: hỗ trợ hiển thị thông tin đa phương tiện, hiển thị thông tin dự báo thời tiết, hiển thị trạng thái phòng họp, hiển thị thông báo.
- Xác thực danh tính người tham gia: Hỗ trợ xác thực danh tính người tham gia, hỗ trợ quét khuôn mặt hoặc mã QR để mở cửa và đăng nhập chức năng xác thực
- Quản lý địa điểm: hỗ trợ quản lý địa điểm, cài đặt thông tin địa điểm, bổ sung địa điểm, xóa, kiểm tra và sửa đổi và nhắc nhở xung đột cuộc hẹn
- Hỗ trợ tải lên và tải xuống tài liệu cuộc họp: tài liệu cuộc họp có thể được tải lên máy chủ trước cuộc họp và những người tham gia có thể trực tiếp tải xuống và xem nội dung cuộc họp đã chuẩn bị
- Kiểm soát liên kết: Hỗ trợ kiểm soát liên kết thiết bị phòng họp, chẳng hạn như cài đặt thiết bị phòng họp được bật tự động 10 phút trước khi bắt đầu thời gian họp và tất cả thiết bị được tự động tắt sau khi cuộc họp kết thúc.
- Triển khai cục bộ, trong một số ứng dụng đặc biệt, xem xét tính bảo mật của dự án, hệ thống này cũng có thể được triển khai an toàn theo cấu trúc mạng cục bộ và được tùy chỉnh cho các đơn vị nhóm, doanh nghiệp và tổ chức.
